Privacy Notice

CERT Academy Sdn Bhd (“CERT Academy”, “we”, “us”) is committed to protecting the personal data you entrust to us. This notice is issued under Section 7 of the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) and explains what personal data we process, why we process it, and the rights you have over it.

1. Personal data we process

Depending on how you deal with us, we may process:

  • Identity and contact details — full name, NRIC or passport number, date of birth, address, telephone number, email address.
  • Employment details — employer name, department, job title, staff number, and the name of the person who registered you.
  • Training records — courses attended, attendance, assessment results, certificates issued, certificate numbers and retraining dates.
  • Medical or fitness information — only where a course requires it for your safety during practical training, and only what you choose to disclose.
  • Payment details — billing information and payment records. Card details are handled by our payment providers and are not stored by us.
  • Images and recordings — photographs and video taken during training sessions, where you have been informed and have not objected.
  • Correspondence — enquiries and messages you send us by email, telephone, WhatsApp, our website forms or social media, and our replies.

2. Why we process it

  • To register you for training and manage your place on a course.
  • To conduct the training, assess you, and issue and verify your certificate.
  • To maintain training and certification records, and to notify you when retraining is due.
  • To submit claims and reports to HRD Corp and to any awarding or accreditation body associated with your course.
  • To report attendance and results to your employer, where your employer registered and paid for your training.
  • To issue invoices, collect payment and keep accounting records.
  • To respond to your enquiries, complaints and feedback, including publicly published reviews.
  • To meet our obligations under Malaysian law, and to comply with lawful requests from regulators and authorities.
  • To send you information about our courses, where you have agreed to receive it.

3. Where the data comes from

Most personal data comes directly from you, when you register, attend a course, or contact us. We also receive personal data from your employer or training coordinator when they register you for a course, and from HRD Corp or an accreditation body in the course of processing a claim or verifying a certificate.

4. Who we may disclose it to

We may disclose your personal data to the following classes of third parties:

  • HRD Corp and other government agencies or regulators, where required for claims, accreditation or by law.
  • Awarding and certification bodies connected with the course you attend.
  • Your employer or the organisation that registered and paid for your training.
  • Service providers acting on our instructions — including IT, cloud hosting, email, payment processing and courier services.
  • Professional advisers such as auditors, accountants and lawyers.
  • Courts, regulators and law enforcement, where we are required or permitted by law to do so.

We do not sell your personal data, and we do not share it for anyone else’s marketing.

5. Whether you have to provide it

Providing the personal data marked as required at registration is obligatory. Without it we cannot register you, deliver the training, assess you, issue a certificate, or submit an HRD Corp claim on your behalf. Everything else — for example medical information you volunteer, or consent to marketing and to the use of photographs — is voluntary, and declining will not affect your place on a course.

6. Your rights, and how to limit what we do

Under the PDPA you may, at any time:

  • Request access to the personal data we hold about you.
  • Request correction of data that is inaccurate, incomplete or out of date.
  • Withdraw your consent to marketing, or to the use of your photograph.
  • Limit our processing of your personal data, to the extent the law allows.

Write to us using the contact details below. We may need to verify your identity before acting, and a small fee may apply to an access request, as permitted by the PDPA. We will respond within the period required by law.

7. Security, retention and public reviews

We take practical steps to keep your personal data secure, and we limit access to staff who need it to do their work. We retain training and certification records for 7 years after your last course with us, or longer where the law or an accreditation body requires it, and we securely dispose of personal data once it is no longer needed.

If you post a public review about us — for example on Google — that review and your public display name are visible to everyone, and we may reply to it publicly. Please do not include your NRIC number, certificate number, or any other sensitive personal detail in a public review. If you need us to look into something specific, contact us directly using the details below.

8. Changes to this notice

We may update this notice from time to time. The current version is always published on our website, and the date it was last updated appears at the end of this notice.

9. How to contact us

CERT Academy Sdn Bhd
Prima Biz Hub, The Wharf, 8-2, Jalan Tasik Prima 5/1,
Taman Tasik Prima, 47150 Puchong, Selangor
Telephone: 03-8066 8665
Email: admin@certacademy.com.my
Website: certacademy.com.my

In the event of any inconsistency between the English and Bahasa Malaysia versions of this notice, the English version shall prevail.

Notis Privasi

CERT Academy Sdn Bhd (“CERT Academy”, “kami”) komited untuk melindungi data peribadi yang anda amanahkan kepada kami. Notis ini dikeluarkan di bawah Seksyen 7 Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”) dan menerangkan data peribadi yang kami proses, sebab kami memprosesnya, serta hak anda ke atasnya.

1. Data peribadi yang kami proses

Bergantung pada urusan anda dengan kami, kami mungkin memproses:

  • Maklumat pengenalan dan perhubungan — nama penuh, nombor kad pengenalan atau pasport, tarikh lahir, alamat, nombor telefon, alamat e-mel.
  • Maklumat pekerjaan — nama majikan, jabatan, jawatan, nombor pekerja, dan nama orang yang mendaftarkan anda.
  • Rekod latihan — kursus yang dihadiri, kehadiran, keputusan penilaian, sijil yang dikeluarkan, nombor sijil dan tarikh latihan semula.
  • Maklumat kesihatan atau kecergasan — hanya jika sesuatu kursus memerlukannya demi keselamatan anda semasa latihan amali, dan hanya apa yang anda pilih untuk dedahkan.
  • Maklumat pembayaran — maklumat bil dan rekod pembayaran. Butiran kad dikendalikan oleh penyedia pembayaran kami dan tidak disimpan oleh kami.
  • Gambar dan rakaman — foto dan video yang diambil semasa sesi latihan, apabila anda telah dimaklumkan dan tidak membantah.
  • Surat-menyurat — pertanyaan dan mesej yang anda hantar melalui e-mel, telefon, WhatsApp, borang laman web atau media sosial kami, dan jawapan kami.

2. Tujuan pemprosesan

  • Untuk mendaftarkan anda bagi latihan dan menguruskan tempat anda dalam kursus.
  • Untuk menjalankan latihan, menilai anda, serta mengeluarkan dan mengesahkan sijil anda.
  • Untuk menyimpan rekod latihan dan pensijilan, dan memaklumkan anda apabila tiba masa latihan semula.
  • Untuk mengemukakan tuntutan dan laporan kepada HRD Corp serta mana-mana badan penganugerah atau akreditasi yang berkaitan dengan kursus anda.
  • Untuk melaporkan kehadiran dan keputusan kepada majikan anda, jika majikan yang mendaftar dan membayar latihan anda.
  • Untuk mengeluarkan invois, memungut bayaran dan menyimpan rekod perakaunan.
  • Untuk menjawab pertanyaan, aduan dan maklum balas anda, termasuk ulasan yang diterbitkan secara awam.
  • Untuk memenuhi kewajipan kami di bawah undang-undang Malaysia dan mematuhi permintaan sah pihak berkuasa.
  • Untuk menghantar maklumat tentang kursus kami, jika anda bersetuju menerimanya.

3. Sumber data

Kebanyakan data peribadi diperoleh terus daripada anda, semasa anda mendaftar, menghadiri kursus atau menghubungi kami. Kami juga menerima data peribadi daripada majikan atau penyelaras latihan anda apabila mereka mendaftarkan anda, dan daripada HRD Corp atau badan akreditasi semasa memproses tuntutan atau mengesahkan sijil.

4. Pihak ketiga yang mungkin menerima data anda

Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada kelas pihak ketiga berikut:

  • HRD Corp dan agensi kerajaan atau pengawal selia lain, jika diperlukan untuk tuntutan, akreditasi atau oleh undang-undang.
  • Badan penganugerah dan pensijilan yang berkaitan dengan kursus yang anda hadiri.
  • Majikan anda atau organisasi yang mendaftar dan membayar latihan anda.
  • Penyedia perkhidmatan yang bertindak atas arahan kami — termasuk IT, pengehosan awan, e-mel, pemprosesan pembayaran dan perkhidmatan kurier.
  • Penasihat profesional seperti juruaudit, akauntan dan peguam.
  • Mahkamah, pengawal selia dan pihak penguatkuasa, jika dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang.

Kami tidak menjual data peribadi anda, dan tidak berkongsinya untuk pemasaran pihak lain.

5. Sama ada anda wajib memberikan data

Pemberian data peribadi yang ditandakan sebagai diperlukan semasa pendaftaran adalah wajib. Tanpanya kami tidak dapat mendaftarkan anda, menjalankan latihan, menilai anda, mengeluarkan sijil, atau mengemukakan tuntutan HRD Corp bagi pihak anda. Selain itu — contohnya maklumat kesihatan yang anda berikan secara sukarela, atau kebenaran untuk pemasaran dan penggunaan gambar — adalah sukarela, dan penolakan tidak akan menjejaskan tempat anda dalam kursus.

6. Hak anda, dan cara menghadkan pemprosesan

Di bawah APDP, anda boleh pada bila-bila masa:

  • Memohon akses kepada data peribadi yang kami simpan tentang anda.
  • Memohon pembetulan data yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini.
  • Menarik balik kebenaran untuk pemasaran atau penggunaan gambar anda.
  • Menghadkan pemprosesan data peribadi anda, setakat yang dibenarkan undang-undang.

Sila hubungi kami menggunakan butiran di bawah. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu, dan bayaran kecil mungkin dikenakan bagi permohonan akses, sebagaimana dibenarkan oleh APDP. Kami akan menjawab dalam tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang.

7. Keselamatan, tempoh simpanan dan ulasan awam

Kami mengambil langkah praktikal untuk memastikan keselamatan data peribadi anda, dan menghadkan akses kepada kakitangan yang memerlukannya untuk menjalankan tugas. Kami menyimpan rekod latihan dan pensijilan selama 7 tahun selepas kursus terakhir anda dengan kami, atau lebih lama jika dikehendaki oleh undang-undang atau badan akreditasi, dan kami melupuskan data peribadi dengan selamat apabila ia tidak lagi diperlukan.

Jika anda menyiarkan ulasan awam tentang kami — contohnya di Google — ulasan itu dan nama paparan awam anda boleh dilihat oleh sesiapa sahaja, dan kami mungkin membalasnya secara awam. Sila jangan sertakan nombor kad pengenalan, nombor sijil atau maklumat peribadi sensitif lain dalam ulasan awam. Jika anda mahu kami menyemak sesuatu secara khusus, sila hubungi kami terus.

8. Perubahan kepada notis ini

Kami mungkin mengemas kini notis ini dari semasa ke semasa. Versi terkini sentiasa diterbitkan di laman web kami, dan tarikh kemas kini terakhir dinyatakan di penghujung notis ini.

9. Cara menghubungi kami

CERT Academy Sdn Bhd
Prima Biz Hub, The Wharf, 8-2, Jalan Tasik Prima 5/1,
Taman Tasik Prima, 47150 Puchong, Selangor
Telefon: 03-8066 8665
E-mel: admin@certacademy.com.my
Laman web: certacademy.com.my

Sekiranya terdapat percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia notis ini, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.

Last updated / Kemas kini terakhir: 20 August 2026